失敗しないRPA導入のために注意すること〜業務の見直しから本格導入〜

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今回は業務の見直しから本格導入までの流れを、紹介させていただきます。

この記事は前回の続きとなっております。もしよければ、以下の記事をご参照ください。

RPA導入における課題やリスクとは
近頃「RPA」を耳にする機会が増えた方も多いのではないでしょうか。総人口の減少や働き方改革等に後押しされ、2018年頃から業務効率化を目的とし、大企業を中心に導入が活発に行われています。そんなRPAのメリット/デメリットや導入のリスクや課題について説明します。

 

この記事はこれからRPA導入を検討する方向けです。

業務の見直し

現状の業務のどこにRPAを導入しようかと考えるにあたり、やってしまいがちなのは安直に時間のかかっている業務をヒアリングしてそこに対して、導入してしまうことです。

 

もちろん、それ自体大きく間違ってはいませんが、

まず第一に調べるべきは「現在の業務フローのマニュアルが存在しているか」です。

 

マニュアルが必要な理由は2点です。

1.ロボットに覚えさせる手順は業務マニュアルをもとに作成する
2.ロボットが動かなくなった場合、業務ができないリスクを避ける

 

 

もし、マニュアルがない場合はまずは業務のマニュアル化が必要です。

マニュアル化にて、作業を整理していくと

 

「なんでこんな作業していたんだ?」

「そもそもこの業務って、必要なの?」

といった理由がわからない作業が出てきます。

 

今までこうだったんだからこれでいいでしょ?

よくわからないけど‥

 

と放置するのは非常にもったいないです。

 

これを機会に業務フローに無駄がないか棚卸し、できるだけシンプルにすることがおすすめです。

なぜなら、RPAが得意なのは、以下のようなシンプルな作業なので、無駄なRPAロボットを量産してしまうリスクがあるからです。

・ルール化された業務
・単純繰り返しの多い業務
・PC内で完結する業務

まとめ

・RPAを導入する際には業務フローのマニュアルが必要
・業務フローに無駄がないか棚卸し、できるだけシンプルにする

RPAツールの選定

業務フローのシンプル化が完了し、RPA化の対象業務が定まったら、次はツール選びです。

 

・中~大規模企業ならサーバ(クラウド)にインストールするRPA
・個人や小規模企業ならクライアントPCにインストールできるRPA

 

を選ぶと良いでしょう。

 

ただし、次章にあるPoCでツールの再選定なんてことはよくある話ですので、まずはやってみようくらいの気持ちでスタートできるツールが良いと思います。

 

このブログでは導入のしやすさや上記の規模に応じた柔軟なライセンス体系を選択できる「UiPath」について今後の記事で説明していきます。

まとめ

・中〜大規模企業:サーバ(クラウド)にインストールするRPA
・個人、小規模企業:クライアントPCにインストールできるRPA

 

PoC(Proof of Concept)の実施

ツールの選定も済んだらいよいよPoCの実施です。

社内システムの相性などもあるのでPoCはとある業務部門のとある業務に絞って、スモールスタートで実施しましょう。

 

また、導入体制としては情報システム部門と業務部門から選抜した混成チームを作ると良いです。

 

業務部門がお客様的な立場となってしまい、導入スピードが落ちてしまします。できるだけ業務部門の課長、部長クラスは巻き込む必要があります。

 

ボトムアップの提案はある程度は必要ですが、やはり部長クラスのパワーは絶大です。

 

業務側の導入はトップダウンで実施できる体制を敷けることが望ましいでしょう。

 

現在の業務を変えたくないという反対派閥(ITアレルギーな方など)も出てきますので、PoCの段階から一緒になって改善していくというチーム作り、特にコミュニケーションには労力を割いて実施しましょう。

 

この反対派閥を仲間にうまく取り込んで置かないと、後ほどPJの雲行きが怪しくなってきた際に裏切られます。笑

 

ですので、できるだけ乗り気の部門と協業していき、成功体験を作り上げ他の部門へ広げていくというのが定石かと思います。

 

まとめ

・体制は情報システム部門と業務部門から選抜した混成チームを作る
・業務部門の課長、部長を巻き込む
・チーム作りは入念にコミュニケーションを行いながら実施する
・最初は乗り気な部門から実施する

課題の整理

PoCを実施した結果を踏まえ、よかったことや課題を整理します。

 

ここでツールの見直しでPoCのやり直しも当然出てきます。(本格導入前に分かってよかった!!と喜びましょう)

 

PoCの効果を評価した後、適用業務の種類を洗い出したり、業務フローを見直したり、他部署への展開を見据えた横展の方法をまとめておくと良いです。

まとめ

・PoCのやり直しが出てもポジティブに受け止めよう
・他部署への横転意識をもって、方法をまとめておく

本格導入へ

PoCを無事終え、いよいよ本格導入となった際、いきなり全部署へ展開!というのはやめましょう。

 

PoCの続きのような感じのスモールスタートで徐々にブラッシュアップしながら展開していくアジャイル開発のような手法がRPAには向いています。

 

本格導入後の課題やリスクは前回で上げたようなことに注意しましょう。

RPA導入における課題やリスクとは
近頃「RPA」を耳にする機会が増えた方も多いのではないでしょうか。総人口の減少や働き方改革等に後押しされ、2018年頃から業務効率化を目的とし、大企業を中心に導入が活発に行われています。そんなRPAのメリット/デメリットや導入のリスクや課題について説明します。

 

また、効果の検証には以下の内容で定期的に分析すると良いと考えます。

・RPAロボットの数
・RPAロボットの実行数
・エラーや異常終了の発生頻度
・通常業務の実行時間との差異

まとめ

・本格導入時こそ、スモールスタートを実施する
・成功事例をもとに他部署へ展開を前提に実施する

さいごに

これまで本格導入までの流れをざっと紹介してきましたが、残念ながら日本の企業はIT活用をあまり得意としていない傾向があるようです。

IT活用への必要性、導入状況、効果(企業全体での総合評価)
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参照: IT 利活用による労働生産性の向上

 

ITを導入すれば、自然と業務効率化が行われると考えているからでしょうか。

 

必要なのは常に「業務フローを改善していく」「無駄をなくしていく」そのために「ITはどのように活用すればよいか」を考えることがポイントになっていきます。

 

次回はRPAツールである「UiPath」について紹介しようと思います。

 

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